Términos y Condiciones de Suscripción y Uso

Negocio o Cliente: la persona natural o jurídica que contrata y usa Agendhy para gestionar recordatorios de sus propias citas.

Usuario Final o Paciente: la persona que recibe los recordatorios por WhatsApp (el cliente del Negocio).

Servicio: la plataforma web y la mensajería automatizada por WhatsApp provista por Agendhy.

Cita: cada registro que el Negocio crea en la plataforma para un Usuario Final.

Agendhy provee una plataforma que permite a los Negocios agendar citas y enviar recordatorios automáticos por WhatsApp a sus Usuarios Finales, así como recibir confirmaciones o solicitudes de reagendamiento. El Servicio incluye un panel de gestión, el envío de mensajes mediante plantillas aprobadas, y el procesamiento de las respuestas de los Usuarios Finales.

Agendhy es una herramienta de apoyo a la comunicación. No sustituye la gestión propia de la agenda del Negocio ni garantiza la asistencia de los Usuarios Finales a sus citas.

Para usar el Servicio, el Negocio debe registrarse proporcionando información veraz y completa. Toda cuenta nueva queda en estado de revisión hasta ser activada por Agendhy. El Negocio es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de toda actividad realizada desde su cuenta.

El Negocio declara ser mayor de dieciocho (18) años, contar con la capacidad legal para contratar, y que la información de contacto suministrada es correcta y está bajo su control.

El Servicio se ofrece bajo planes de suscripción mensual. Cada plan incluye un número determinado de citas con recordatorio. Los planes vigentes y sus precios son:

Excedentes: cada cita con recordatorio que supere el límite del plan se cobra a $500 COP por unidad, facturada al cierre del ciclo. El plan Pro, al ser de citas ilimitadas, no genera excedentes.

Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen IVA.

Prueba gratuita: los Negocios nuevos pueden probar el Servicio gratis durante siete (7) días, sin necesidad de registrar un medio de pago. Al finalizar el periodo de prueba, para continuar usando el Servicio el Negocio debe contratar uno de los planes vigentes; de lo contrario, el acceso podrá limitarse o suspenderse.

Ciclo de facturación: el consumo se contabiliza mensualmente. El corte y reinicio del conteo se realiza el primer día de cada mes. El pago se realiza por medios electrónicos, según se le indique al Negocio en cada ciclo de facturación.

Cambios de plan y precios: Agendhy podrá ajustar precios notificando al Negocio con al menos treinta (30) días de anticipación. Los cambios de plan solicitados por el Negocio aplican a partir del siguiente ciclo.

Mora: el no pago dentro del plazo acordado faculta a Agendhy para suspender el Servicio hasta regularizar la situación.

El Negocio se obliga a usar el Servicio de forma lícita y conforme a estos Términos. En particular, el Negocio NO podrá:

• Enviar mensajes a Usuarios Finales que no hayan otorgado su consentimiento para recibirlos.
• Utilizar el Servicio para enviar publicidad no solicitada, spam, contenido fraudulento, ofensivo o ilegal.
• Suplantar identidades o registrar información falsa.
• Intentar vulnerar la seguridad de la plataforma, acceder a datos de otros Negocios o realizar ingeniería inversa del Servicio.
• Revender o ceder el Servicio a terceros sin autorización escrita de Agendhy.

Consentimiento de los Usuarios Finales: el Negocio declara y garantiza que cuenta con la autorización de cada Usuario Final para enviarle recordatorios por WhatsApp. Esta autorización se confirma al marcar la casilla correspondiente al crear cada cita. El Negocio es el único responsable de contar con dicho consentimiento.

El Negocio y Agendhy reconocen que el Servicio implica el tratamiento de datos personales de los Usuarios Finales (nombre, número de teléfono y datos de la cita), conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas colombianas sobre protección de datos (habeas data).

Roles de las partes

El Negocio actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus Usuarios Finales, pues es quien los recolecta y determina la finalidad. Agendhy actúa como Encargado del Tratamiento, procesando dichos datos únicamente para prestar el Servicio, siguiendo las instrucciones del Negocio.

Obligaciones del Negocio (Responsable)

• Obtener y conservar la autorización de cada Usuario Final para el tratamiento de sus datos y el envío de recordatorios.
• Informar a sus Usuarios Finales sobre el uso de sus datos y sus derechos.
• Utilizar los datos únicamente para las finalidades autorizadas.

Obligaciones de Agendhy (Encargado)

• Tratar los datos exclusivamente para prestar el Servicio y no usarlos para fines propios ni cederlos a terceros no autorizados.
• Aplicar medidas de seguridad razonables para proteger la información (control de acceso, cifrado en tránsito y aislamiento entre Negocios).
• Apoyar al Negocio en la atención de consultas y reclamos de los Usuarios Finales cuando corresponda.
• Suprimir o devolver los datos al terminar la relación, salvo obligación legal de conservarlos.

Nota sobre proveedores: para prestar el Servicio, Agendhy se apoya en proveedores tecnológicos (por ejemplo, servicios de mensajería de WhatsApp y alojamiento en la nube). Estos proveedores procesan datos bajo sus propias políticas de seguridad. Al usar Agendhy, el Negocio acepta este flujo necesario de información.

Agendhy hará esfuerzos razonables para mantener el Servicio disponible de forma continua. Sin embargo, el Servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad», y puede sufrir interrupciones por mantenimiento, fallas técnicas, o causas atribuibles a terceros (proveedores de mensajería, conectividad, o fuerza mayor). Agendhy no garantiza disponibilidad ininterrumpida ni la entrega puntual de cada mensaje, ya que la entrega depende de plataformas de terceros como WhatsApp.

Agendhy es una herramienta de apoyo a la comunicación. En la máxima medida permitida por la ley, Agendhy no será responsable por:

• Inasistencias de Usuarios Finales a sus citas, ni por pérdidas económicas derivadas de ellas.
• Errores en los datos ingresados por el Negocio (nombres, teléfonos, fechas u horas).
• La falta de entrega, retraso o bloqueo de mensajes causados por WhatsApp, el operador móvil o el dispositivo del Usuario Final.
• Decisiones que el Negocio tome con base en la información del Servicio.

La responsabilidad total de Agendhy frente al Negocio, por cualquier concepto, no excederá el valor pagado por el Negocio durante los tres (3) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

El Negocio se obliga a mantener indemne y a defender a Agendhy, sus socios, administradores y colaboradores, frente a cualquier reclamo, demanda, sanción, multa o perjuicio de terceros (incluidos los Usuarios Finales y las autoridades) que se derive de: (i) el incumplimiento de estos Términos por parte del Negocio; (ii) la información falsa o inexacta que suministre; (iii) la falta de consentimiento de los Usuarios Finales para recibir los recordatorios; o (iv) el incumplimiento de la normativa aplicable sobre protección de datos personales. Esta obligación subsiste tras la terminación de la relación.

Agendhy podrá suspender o terminar el Servicio si el Negocio incumple estos Términos, incurre en mora, o hace un uso indebido de la plataforma. El Negocio podrá cancelar su suscripción en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del ciclo vigente y no genera devoluciones por el periodo ya facturado, salvo disposición legal en contrario.

Todos los derechos sobre la plataforma, la marca «Agendhy», el software, los diseños y los contenidos del Servicio pertenecen a Agendhy. Estos Términos no otorgan al Negocio ningún derecho de propiedad sobre el Servicio, solo una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras la suscripción esté vigente.

Agendhy podrá actualizar estos Términos. Los cambios sustanciales se notificarán al Negocio por medios razonables (correo electrónico o aviso en la plataforma) con antelación razonable. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigencia de los cambios implica su aceptación.

Cesión: el Negocio no podrá ceder ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin autorización previa y escrita de Agendhy. Agendhy podrá ceder su posición contractual a empresas vinculadas o sucesoras, informando al Negocio.

Divisibilidad: si alguna disposición de estos Términos se declara inválida o inejecutable, las demás conservarán plena vigencia y efecto.

Notificaciones: las notificaciones al Negocio se realizarán al correo registrado o mediante aviso en la plataforma, y se entenderán válidamente efectuadas. Las notificaciones a Agendhy se realizarán a mdelahoz@agendhy.com o a través de la sección de Soporte.

Fuerza mayor: ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando obedezca a eventos de fuerza mayor o caso fortuito (entre otros, fallas de proveedores, de conectividad o de energía, y actos de autoridad).

Acuerdo íntegro: estos Términos constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto del Servicio y reemplazan cualquier entendimiento previo sobre la materia.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se intentará resolver de manera directa entre las partes; de no lograrse, se someterá a la jurisdicción de los jueces competentes de Barranquilla, Colombia.

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos o con el tratamiento de datos personales, puedes escribir a: mdelahoz@agendhy.com o a través de la sección de Soporte de la plataforma.